Những nguyên tắc cơ bản để có một cuộc họp hiệu quả

Làm thế nào để một cuộc họp dù không chiếm nhiều thời gian mà vẫn có thể đạt hiệu quả cao hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Thông báo trước kế hoạch họp

Bạn hãy thông báo sớm thời gian diễn ra cuộc họp nhưng đừng quá sớm để không một ai có thể lấy cớ là sẽ bận vào hôm đó. Bạn cần xác định lại ngày giờ cuộc họp trước tất cả mọi người để chắc chắn rằng họ sẽ nhớ và đến tham dự đông đủ.

Cuộc họp nhất quyết phải bắt đầu đúng giờ

Mọi cuộc họp phải được bắt đầu đúng giờ. Không bao giờ chờ đợi bất kỳ ai. Không bao giờ nói lại những phần đã nói cho người đến muộn. Nếu như họ không được nghe những phần quan trọng, sau cuộc họp họ có thể hỏi lại những người khác. Làm như vậy thì họ sẽ học được bài học đáng nhớ và lần sau họ mới đến đúng giờ. Lời khuyên hữu ích dành cho bạn đó là đừng bao giờ quy định cuộc họp bắt đầu chính xác vào giờ chẵn. Bạn nên quy định theo kiểu 3h10 thì tốt hơn là vào đúng 3h. Bạn sẽ thấy mọi người đến đúng giờ hơn nếu bạn quy định vào giờ lẻ.

Hiểu rõ mục đích của cuộc họp

Christopher Frank, Phó chủ tịch của American Express, thường yêu cầu mỗi nhân viên tự hỏi: "Mục đích của cuộc họp là gì?". Từng người phải cho biết câu trả lời của mình trước khi bắt đầu họp, và nội dung câu trả lời không được vượt quá 5 từ. Bằng cách này, ông muốn mọi người có chung sự thấu hiểu về mục đích của cuộc họp hôm đó và dành sự tập trung cho nó.

Không sử dụng laptop, smartphone giúp nâng cao sự tập trung trong khi họp.

Kiểm soát thời gian họp

Một trong những nỗi ám ảnh và ngao ngán của người tham gia họp là thời gian họp kéo dài lê thê. Những cuộc họp như vậy thường gây lãng phí thời gian và nguồn lực cho tổ chức, nhưng nghiêm trọng hơn, nó hủy hoại tinh thần làm việc và có thể khiến tổ chức lỡ mất cơ hội kinh doanh.

Các nghiên cứu khoa học khẳng định, thời gian một người có thể làm việc tập trung và khỏe khoắn là tối đa 18 phút. Nếu kéo dài hơn quãng thời gian này, cơ thể sẽ thiếu glucose và oxy, khiến quá trình xử lý thông tin giảm hiệu quả.

Vì vậy, thời gian dành cho một cuộc họp chỉ nên là 30 phút là vừa đủ để mọi người lĩnh hội và xử lý sáng suốt các thông tin.

Không sử dụng laptop

Theo nghiên cứu của hai nhà tâm lý học Pam Mueller và Daniel Oppenheimer từ Đại học Princeton và UCLA về thói quen ghi chép của sinh viên, nếu ghi chép bằng giấy viết, ghi nhớ được các thông tin, sự kiện và hiểu rõ các khái niệm hơn so với khi ghi chép bằng laptop. Vì vậy dù là người công nghệ đến mấy cong nên sử dụng sổ và bút để ghi lại các công việc cần xử lý.

Không sử dụng điện thoại

Không sử dụng laptop, smartphone giúp nâng cao sự tập trung trong khi họp. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều công ty cấm sử dụng laptop, smartphone... trong cuộc họp.

Trường Kinh doanh Marshall thực hiện một nghiên cứu trên 500 người đi làm, và nhận thấy đa số phản đối sử dụng điện thoại trong cuộc họp.

Cụ thể: 86% không chấp nhận việc trả lời điện thoại khi đang họp; 84% không chấp nhận việc nhắn tin khi đang họp; 75% không chấp nhận việc đọc tin nhắn hay email khi đang họp. Hiện tại, nhiều công ty đã lập nên những "khu vực không điện thoại" để làm nơi họp hành cho nhân viên.

Chỉ những người thực sự liên quan tới cuộc họp mới cần tham dự, số người tham dự chỉ nên giới hạn tối đa là 10 người.

Không nên có quá 10 người dự họp

Tại Google, chỉ những người thực sự liên quan tới cuộc họp mới cần tham dự, và số người tham dự luôn được giới hạn tối đa là 10. Bởi lẽ, cuộc họp càng tinh gọn, quá trình họp càng đi vào trọng tâm, và những người không tham dự họp có thể dành thời gian cho những việc quan trọng khác.

Nên có 2 phút khoảng lặng

Theo Alexander Kjerulf, chuyên gia cố vấn về xây dựng hạnh phúc trong công việc, khoảng lặng là tối cần thiết để có những tư duy hay ý tưởng sâu sắc, bởi mục đích của cuộc họp không phải để tất cả được nói, mà là để tìm ra những ý tưởng, giải pháp, kế hoạch và quyết định hiệu quả.

Quy định về cách thức ghi biên bản

Bạn chỉ định người ghi biên bản cuộc họp và phải chắc chắn rằng họ làm tốt và làm đúng ý bạn. Bạn không phải ra vẻ hống hách hay hùng hổ về vấn đề ghi biên bản. Bạn hãy cư xử một cách nhất quán, thân thiện nhưng dứt khoát.

Bạn phải chắc chắn rằng tất cả các mục trong chương trình nghị sự phải kết thúc bằng một kế hoạch hành động. Không có kế hoạch hành động thì buổi họp chỉ là buổi tán gẫu đơn thuần. Nếu không có kế hoạch hành động thì buổi họp phải đưa ra được quyết định về đường lối hành động. Mỗi công việc đều phải có một cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp để đảm bảo hiệu quả thực thi các công việc cũng như truyền đạt thông tin, hướng dẫn trong nội bộ Công ty.

Bemec Media