Theo các CEO, ngoài việc lên lịch những điều cần thực hiện, bạn cũng cần tạo ra một danh sách đen việc cần tránh để giải phóng tâm trí, thời gian và làm việc hiệu quả hơn.
Đừng bao giờ tự gây áp lực với bản thân. Bạn chỉ nên giải quyết một hay hai vấn đề tại cùng 1 thời điểm, loại bỏ những thói quen phản tác dụng từng bước một và sau đó bạn sẽ ngạc nhiên với lượng thời gian, năng lượng mà mình tiết kiệm được. Tác giả cuốn sách bán The 4-hour work week - Tim Ferriss cho biết.
Bỏ qua cuộc gọi từ những số điện thoại lạ
Việc gián đoạn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn và lấy đi khá nhiều thời gian và sức mạnh trí não nhiều hơn cả chính cuộc trò chuyện.
Thứ hai, nếu đó là chuyện quan trọng, bạn sẽ tự mình rơi vào vị thế thương lượng bị động, vật lộn với việc xây dựng hệ thống suy nghĩ trong khi người gọi điện đã được chuẩn bị kỹ càng. Thay vào đó, hãy sử dụng các công cụ như Google Voice hay PhoneTag để kiểm tra các thông điệp gửi đến bạn như việc theo dõi thư điện tử.
Không tham gia những cuộc họp không có lịch trình, thời gian rõ ràng
Không có cuộc họp hay cuộc gọi nào nên kéo dài hơn 30 phút, nếu các tình huống được mô tả rõ ràng và có danh sách lịch trình nội dung cụ thể từ câu hỏi đến tóm tắt. Vì vậy hãy đề nghị được biết trước để từ đó bạn có thể chuẩn bị tốt nhất và sử dụng tốt nhất thời gian hội họp của chính bạn cũng như người khác.
Chỉ tham gia những cuộc họp có lịch trình, thời gian rõ ràng.
Không tham gia vào những cuộc trò chuyện vô bổ
Những cuộc trò chuyện tán gẫu vô bổ sẽ lấy đi một lượng thời gian lớn. Vì vậy khi mọi người bắt đầu kể cho bạn về kỳ nghỉ cuối tuần của họ, hãy cắt dòng tâm sự một cách lịch sự với cách phản hồi như “Tôi đang làm dở một vài thứ, chúng ta có thể nói chuyện sau không?
Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý, và bạn có thể chú ý đến những phong tục tán gẫu khi du lịch quốc tế hay tìm ra điểm hài hòa với văn hóa tại nơi mình làm việc bởi phải tất cả mọi người đều đồng ý với quan điểm này.
Kiểm tra email thường xuyên
Hãy bỏ thói quen kiểm tra email sau mỗi 5, 10 phút hay tùy hứng của bạn và lập kế hoạch thực hiện điều này vào 1 giờ cố định. Hộp thư đến của bạn cũng như một viên thuốc gây nghiện vô hình, chỉ nên mở hộp thư 2 lần mỗi ngày.
Lời khuyên của các CEO là bạn nên gửi một email đến các đồng nghiệp của mình báo với họ về lịch kiểm tra email của mình, giải thích lý do phía sau nhằm tăng hiệu quả làm việc và đề nghị họ gọi trực tiếp bạn khi khẩn cấp. Bạn cũng có thể thiết lập cơ chế trả lời tự động với thông điệp lúc nào bạn sẽ lại kiểm tra mail và cách để tiếp cận bạn trong trường hợp khẩn cấp.
Không để kiểm tra email là việc đầu tiên buổi sáng hoặc cuối cùng của buổi tối
Thói quen kiểm tra email đầu tiên sẽ đảo lộn những ưu tiên và kế hoạch của bạn trong ngày và xem hộp thư vào cuối ngày chỉ khiến bạn mất ngủ. Hãy tạo cho mình thói quen kiểm tra email vào khoảng 10 giờ sáng hoặc sau khi bạn thực hiện xong ít nhất một công việc trong danh sách việc cần làm.
Thói quen kiểm tra email đầu tiên sẽ đảo lộn những ưu tiên và kế hoạch của bạn trong ngày và xem hộp thư vào cuối ngày chỉ khiến bạn mất ngủ.
Đừng làm việc nhiều hơn khi quá tải công việc
Phương pháp điều trị cho việc quá tải là không làm việc thêm, hãy ngồi xuống và sắp xếp những nhiệm vụ của bạn theo thứ tự ưu tiên. Bạn đừng mắc phải lỗi là làm việc một cách điên cuồng nếu bạn bị ngập trong công việc. Thay vào đó hãy ngồi xuống và quyết định điều gì thực sự cần làm khẩn trương. Có thể bạn sẽ cần xin lỗi vì gọi cho ai đó hơi trễ nếu không quá gấp gáp, hãy thực hiện những công việc quan trọng trước.
“Nếu bạn không có thời gian, sự thật là bạn không có những ưu tiên, hãy suy nghĩ sâu hơn, đừng làm việc nặng nề hơn”, Tim Ferriss cho biết.
Không ôm các thiết bị điện tử 24/7
Ít nhất 1 ngày trong tuần, hãy để chiếc smartphone hoặc ipad của bạn ở đâu đó mà bạn không thể dễ dàng tìm thấy. “Nếu bạn đang vội vã, lo lắng tìm kiếm nó, bạn có thể là một trong những người cần bỏ thói quen dính chặt lấy thiết bị điện tử 24/7”, Tim Ferriss nhấn mạnh. Hãy tận hưởng 1 ngày của bạn không có smartphone bằng việc tập thể dục, đi dạo hay thư giãn đọc sách.
Đừng kỳ vọng làm việc để lấp đầy chỗ trống vô nghĩa đến từ những mối quan hệ ngoài công việc hay cuộc sống
Công việc không phải là toàn bộ cuộc sống. Điều này là hiển nhiên nhưng có một sự thực đáng buồn là hầu như mọi người đồng ý với nguyên tắc này nhưng lại dễ dàng để công việc cuốn trôi khỏi sự cân bằng với cuộc sống. Hãy bảo vệ khoảng thời gian bạn đã lên kế hoạch dành cho người mình yêu thương và những hoạt động thú vị cũng như lúc bạn bỏ để dành cho một cuộc họp quan trọng trong công việc của mình.
BM St